10 Συμβουλές Τηλεφωνικής Εξυπηρέτησης που θα εντυπωσιάσουν τους πελάτες σας!

Στις μέρες μας οι επιχειρήσεις έχουν να αντιμετωπίσουν μεγάλο ανταγωνισμό στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που προωθούν στην αγορά. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα οι επιχειρηματίες να προβαίνουν σε κινήσεις που θα τους κάνουν να ξεχωρίσουν και θα τους δώσουν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Πώς όμως αποκτάς πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού;

Οι περισσότεροι επιχειρηματίες πιστεύουν ότι για να κερδίσουν το πλεονέκτημα πρέπει να δαπανήσουν μεγάλα ποσά στη διαφήμιση και να προβάλλονται αρκετά συχνά στα μάτια των υποψήφιων πελατών. Είναι όμως μόνο αυτό; Μια δαπανηρή διαφήμιση είναι η λύση για να ξεχωρίσεις;

Σίγουρα υπάρχουν και άλλοι τρόποι! Κατά τη γνώμη μας, αυτό που θα κάνει μια επιχείρηση να ξεχωρίσει είναι η σωστή και γρήγορη εξυπηρέτηση.Αυτή εντυπωσιάζει τον πελάτη και αυξάνει τις πωλήσεις μιας επιχείρησης. Η καλή διαφήμιση φέρνει τους πελάτες, αλλά η σωστή εξυπηρέτηση τους κάνει πιστούς και σταθερούς.

Σαν ειδικοί λοιπόν της τηλεφωνικής εξυπηρέτησης – υποστήριξης ετοιμάσαμε για εσάς 10 τεχνικές τηλεφωνικής εξυπηρέτησης που θα εντυπωσιάσουν τους πελάτες σας:

1.Δημιουργήστε σύστημα υποδοχής κατά τη διάρκεια της κλήσης του πελάτη σας.

Ο τρόπος που επικοινωνούν οι άνθρωποι μεταξύ τους τη σημερινή εποχή εξελίσσεται με την τεχνολογία και τείνει να γίνει πιο απρόσωπος και τυποποιημένος. Ωστόσο υπάρχουν κάποιες βασικές αρχές που δε μπορούμε να παραβλέψουμε ή να αδιαφορήσουμε γι’ αυτές όπως είναι η ευγένεια και ο επαγγελματισμός. Ένας απλός τρόπος για να χειριστείτε τις κλήσεις με ευγένεια είναι ο εξής: Καλημέρα σας! Εταιρεία Γεωργίου. Είμαι η Μαρία. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω; Όταν τηλεφωνεί ο πελάτης, αυτόματα καταλαβαίνει ότι είστε μια οργανωμένη και σοβαρή εταιρεία.

2.Δώστε σημασία στο τόνο της φωνής σας. Ο τόνος της φωνής σας δίνει τον τόνο της συνομιλίας.

Ο πελάτης σας δεν έχει οπτική επαφή μαζί σας. Οπότε το καλύτερο είναι να τον καλωσορίσετε με ένα αληθινό χαμόγελο και με ευγενικό τόνο. Ένα ψεύτικο χαμόγελο γίνεται εύκολα αντιληπτό.

3.Μειώστε τον θόρυβο στο γραφείο σας.

Υπερβολικοί θόρυβοι στο γραφείο σας δημιουργούν χάος και ούτε εσείς αλλά ούτε ο πελάτης σας μπορεί να συγκεντρωθεί και να εκφράσει το αίτημα του.

4.Μην τρώτε φαγητό ή πίνετε κάτι κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Δυστυχώς ο πελάτης το αντιλαμβάνεται γρήγορα και θεωρεί ότι δε του δίνεται την απαραίτητη σημασία. Γι’αυτό άλλωστε υπάρχουν και τα διαλείμματα, για να μπορείτε να γευματίσετε ελεύθερα και χωρίς άγχος.

5.Μην αφήνετε να χτυπήσει το τηλέφωνο περισσότερο από τρεις κτύπους.

Μπορεί να σας φαίνεται απλό! Ωστόσο η δυνατότητα ή (η αδυναμία) σας να απαντήσετε το τηλέφωνο άμεσα και γρήγορα, μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στην εμπειρία του καλούντος, στην εντύπωση προς την επιχείρησή σας και θα κρίνει σε μεγάλο βαθμό αν θα αγοράσει από εσάς ή από κάποιον ανταγωνιστή σας!

6.Προσέξτε τις καταστάσεις αναμονής κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Μην αφήνετε τους πελάτες σας να περιμένουν για πολλή ώρα στην αναμονή, γιατί τους δημιουργείτε εκνευρισμό. Το καλύτερο είναι να τους ρωτήσετε αν είναι διατεθειμένοι να περιμένουν μέχρι να βρείτε απάντηση στο αίτημα τους. Ζητήστε τους την άδεια για να τους βάλετε στην αναμονή και στη συνέχεια ευχαριστήστε τους που περίμεναν.

7.Προετοιμασία για συχνές ερωτήσεις πελατών.

Δημιουργήστε ένα σενάριο επικοινωνίας με πιθανές και συχνές ερωτήσεις πελατών, ώστε να μπορείτε να δώσετε σωστές απαντήσεις στους συνομιλητές σας άμεσα και γρήγορα.

8.Αποφύγετε χαζά αστεία και ανέκδοτα.

Δεν έχετε οπτική επαφή με τον συνομιλητή σας, οπότε δεν γνωρίζετε και ποια είναι τα όρια του.

9.Βρείτε το όνομα του πελάτη σας και χρησιμοποιήστε το.

Τίποτα δεν αρέσει στους ανθρώπους να ακούνε παραπάνω από το δικό τους όνομα. Κάντε τους λοιπόν αυτή τη χάρη και πείτε το όνομά τους. Σημαντικό είναι όμως να έχετε καταλάβει σωστά το όνομα και να μην ξεχάσετε. Γι’ αυτό ξαναρωτήστε σε περίπτωση που δεν έχετε καταλάβει καλά το όνομα του συνομιλητή σας. Σημειώστε αμέσως το όνομα του ατόμου, όπως και το όνομα της εταιρείας, για να μην τα ξεχάσετε κατά την διάρκεια της ομιλίας.

10.Προσπαθήστε να αντιληφθείτε την ψυχοσύνθεση του πελάτη σας.

Ως επαγγελματίες του κλάδου μπορούμε να ξεχωρίσουμε έναν πελάτη που είναι αναστατωμένος ή πανικόβλητος με κάτι που του συνέβη. Οπότε εμείς χρησιμοποιούμε καθησυχαστικό τόνο στην ομιλία μας, ώστε να χαλαρώσει και να μπορέσουμε να το βοηθησουμε.